Prednosti e-fakturisanja su veoma značajne kako za izdavaoce tako i za primaoce. Ono samo po sebi omogućava i izdavaocima i primaocima da postignu značajne koristi u njihovom poslovanju. Kada se koristi ovaj sistem, on doprinosi poboljšanju uopštenoj efikasnosti kod upravljanja fakturama. Ovo ima direktan uticaj kako na smanjenje troškova tako i na poboljšane poslovnih procesa. Investiranje u softver za e-fakturisanje predstavlja bitan korak ka postignuću kompletne digitalizacije poslovanja, što direktno utiče na rast Vaše konkurentnosti na samom tržištu.
Šta je Zapravo E-Fakturisanje
Elektronske fakture predstavljaju razmenu faktura u integrisanom elektronskom formatu između kupca i dobavljača. Ovim putem, ovaj sistem omogućava potpunu automatizaciju samog procesa prikupljanja faktura gde se podaci usmeravaju od dobavljača u AP sistem kupca nevezano za format fakture. Sve informacije vezane za fakture su centralizovane na oblak što omogućava kako dobavljačima tako i kupcima da veoma lako upravljaju informacijama sa faktura.
Ako uzmemo u obzir da relevantnost elektronskog fakturisanja raste širom sveta, bitno je da se istaknu mnogobrojne bitne prednosti koje ovaj sistem ima u odnosu na druge alternativne načine fakturisanja. Ako vas zanimaju ove prednosti, u ovom članku razmotrićemo ove prednosti i kako se one razlikuju sa drugim načinima fakturisanja koji se često koriste. Nastavite da čitate i saznajte zašto se sve više kompanija opredeljuje za ovaj vid fakturisanja.
Fakturisanje na Papiru i PDF Fakturisanje
Veliki deo novčanica koje se danas koriste su i dalje u papirnoj formi, što je veoma iznenađujuće. Ovaj metod zahteva mnogo veći trud po pitanju radne snage ali isto i samih resursa potrebnih za rad u poređenju sa e-fakturisanjem. Troškovi ovog vida fakturisanja su znatno veći. Proces se sastoji iz mnogo koraka. Pošiljalac prvo mora da kopira račun, zatim da ga priloži u kovertu i na kraju uknjiži. Troškovi nisu samo limitirani na troškove poštarine. Tu se isto svrstavaju troškovi koji proizilaze iz ljudskih resursa tokom kreiranja fakture kako za osoblje tako i za infrastrukturu.
Sa druge strane, PDF fakturisanje se dosta često svrstava zajedno sa e-fakturisanjem iako to zapravo nije tačno. Ovim putem se fakture šalju elektronski u vidu PDF fakture gde su dalje dostupne potrošaču za preuzimanje. Sam pošiljalac fakture treba samo da generiše PDF fakturu nakon čega se odmah šalje. Sa druge strane, problem nastaje kod primaoca fakture koji mora ručno da prekuca podatke da bi ih preneo u ERP/računovodstveni sistem jer automatsko prenošenje podataka nije moguće.
Prednosti Elektronskog Fakturisanja
Elektronska faktura se kreira od strane pošiljaoca nakon čega se dostavlja u sam program u formatu koji je pogodan za programsku obradu kao što su EDIFACT ili XML. Ovaj program je zadužen za fakturisanje kod samog primaoca. U njemu se elektronska faktura obrađuje automatski nakon čega je spremna za dalju obradu kao što su verifikacija i odobrenje fakture. U poređenju sa PDF i papirnim vidom fakturisanja, e-fakturisanje je potpuno automatizovano što eliminiše potrebu za bilo kakvim ručnim procesima. Dodatno, kada primalac dobije račun, u zavisnosti koji tehnički protokol je primenjen za prenos računa, odgovarajuća potvrda stiže pošiljaocu.
Prednosti E-Fakture
Korišćenje elektronskog fakturisanja doprinosi uštedi vremena, troškova za isporuku i osoblju. Kao što smo već naveli, fakturisanje putem papira ima znatno veće troškove zbog samog procesa štampanja, slanja poštom, kupovine papira, održavanje štampača, markica, koverata, i ostalih dodatnih koraka. Takođe, osoblje koje je pre bilo okupirano ovim zadatkom sada može da posveti svoje vreme drugim zadacima. Ovim putem se bolje raspoređuje vreme i samim tim kompanije mogu da fokusiraju resurse na ostale aspekte poslovanja. Između ostalog, podaci koji se nalaze u e-fakturi se mogu direktno ubaciti u ERP/računovodstveni sistem što eliminiše potrebu da primalac ručno prenosi podatke u sistem.
Uslovi plaćanja su takođe povoljniji uz ovaj sistem. Plaćanje faktura je se odobrava čim ih dobijete. Takođe se smanjuje šansa za potencijalne greške pri unosu podataka iz faktura u ERP/računovodstveni sistem zbog same automatizacije procesa što eliminiše potrebu za ručnim unošenjem.
Jednostavnije Arhiviranje
Zakonska obaveza svakog preduzeća je da čuva sve svoje fakture u evidenciji zbog potencijalne potrebe revizije istih od strane poreskog organa. Dužina trajanja čuvanja faktura je obično od 5 do 10 godina. Kada uzmemo to u obzir, štampani računi nisu najadekvatniji način arhiviranja na duži period. Sam papir je veoma podložan mnogim vidovima oštećenja kao što su naprimer požari i poplave. U tim slučajevima dolazi do kompletnog gubitka svih informacija. Takođe, posledice su izuzetno velike i skupe za preduzeće jer poreski organ vrši procenu štete gde u većini slučajeva to nije u korist preduzeća.
U slučaju elektronskog fakturisanja, podaci o fakturi su lako dostupni, što olakšava njihovu integraciju u sistem elektronskog arhiviranja. Zahvaljujući preslikavanju podataka i mogućnosti kreiranja rezervnih kopija, moderni sistemi arhiviranja osiguravaju sigurnost i lakoću pristupa podacima o fakturi.
Ulaganjem u e-fakturisanje možete znatno poboljšati uslove rada u kompaniji. Uštedom na vremenu, samim troškovima i nepotrebnom radu zaposlenih fokusirajte usmerite svoje poslovanje ka bitnijim aspektima posla. Ostvarite lakši odnos između Vaše firme i klijenata sa kojima poslujete.
Plaćeni prostor
